#3/17 Fakten + Hintergründe

Zentral und einheitlich abgelegte Dokumente, die schnell auffindbar sind und zudem kommentiert werden können – das ist VKBrain. Wie die Wissensdatenbank funktioniert und was an den neuen Möglichkeiten begeistert, erzählen Kolleginnen und Kollegen, die bei der Einführung beteiligt waren.

Im Startszenario galt es, knapp 30 000 Dokumente aus den soge­nannten Infotheken von Komposit, Leben und Kranken im KVS-Ressort zum Jahreswechsel nach VKBrain zu überführen. Allein die Wissenslandschaft bei Kranken besteht aus 46 unterschiedlichen Datenbanken und Wissensablagen. Migriert wurden Arbeits­anwei­sungen, Vertriebs- und Release-Infos, Protokolle von fachlichen Abstimmungen, Bedingungswerke, Tarife, Gesetzestexte, Schulungs­unterlagen und vieles mehr. Auch die Optik dieser Dokumente ist nun einheitlich gestaltet. Die internetbasierte Benutzeroberfläche lässt sich leichter bedienen, über alle Einträge läuft eine Volltextsuche, und die verschiedenen Suchfilter kann man zudem individuell verknüpfen – gegenüber den Altsystemen echte Mehrwerte. Von diesen profitiert auch die Kunden, da er schneller und umfassender Auskunft vom Sach­bearbeiter bekommt.

4. Was sind die Vorteile für den Kunden?

5. Wie wird es weitergehen?

6. Warum sind Sie den Schritt in H8 mitgegangen?

Ein Ziel von VKBrain ist es, E-Mails und Newsletter zu reduzieren. Der Informationsfluss und der Dialog finden idealerweise über das zen­trale System statt. Dazu können die Mitarbeiter Feedback geben und Einträge bewerten. Das wiederum erzeugt Wissensaustausch und gibt Rückschlüsse auf die Qualität der Artikel. Redakteure aus den ver­schie­­­denen Bereichen bearbeiten die Einträge nach einem fest­ge­leg­ten Workflow und kümmern sich um die Rückmeldungen der Nutzer. Auch die Klickrate gibt Aufschluss: Erhält ein Beitrag keinen Zuspruch, wird er überarbeitet oder wandert ins Archiv.


Das Projekt, das Ende Mai beendet wurde, bestand aus einem Team von BOT, Anwendungsentwicklung und KVS. Partner ist der auf Know­ledge Management spezialisierte Softwarehersteller USU. Zum Jahreswechsel ging der Projektleiter-Staffelstab von Katrin Bissinger (6BBBM) an Petrik Nischik (6KS05), der das Thema nun in Linie weiter voranbringt.


Als erster Nicht-H6-Bereich kam im Mai die Infothek von H8 Komposit unter der Federführung von Manuel Helten (8KQ04) zu VKBrain dazu. Auch die Bereiche Richtlinie Kranken Betrieb (C1CS) sowie Leistung Kranken (C2LK) prüfen, inwieweit sie mit einsteigen. Combitel befindet sich derzeit in der Testphase. Darüber hinaus ist VKBrain auch in anderen Konzernbereichen sehr begehrt, viele möchten umsteigen.


Antje Wennemuth